Team-Anreise auf verschiedenen Flügen: Das Problem ist nicht der Transfer, sondern die Verteilung
Eine einzelne Führungskraft auf Besuch vom Flughafen ins Hotel zu bringen, ist eine gelöste Aufgabe. Neun Personen eines Teams, die mit vier verschiedenen Flügen über elf Stunden verteilt anreisen, ins selbe Hotel zu bringen, ohne dass dabei jemandes ganzer Tag draufgeht, ist eine andere Übung – und genau die machen die meisten Unternehmen beim ersten Besuch falsch.
Der erste Impuls ist, ein Fahrzeug zu buchen und es mehrere Fahrten machen zu lassen. Das ist fast immer die teure Lösung, und hier lesen Sie, warum.
Ein Fahrzeug mit vier Fahrten sind vier Fahrten, nicht eine
Ein Fahrzeug, das eine Ankunft am Morgen abholt, zum Hotel bringt, zum Flughafen zurückfährt, wartet und das Ganze wiederholt, spart keine Buchung. Es fährt genauso viele Fahrten, nur mit mehr Leerfahrten dazwischen, und jede spätere Ankunft hängt an jeder früheren Verspätung. Landet eine Maschine zu spät, verschiebt sich alles, was danach kommt.
Getrennte Buchungen für getrennte Flüge scheitern unabhängig voneinander. Darin liegt der ganze Vorteil. Ein verspäteter Flug verzögert einen Transfer statt vier.
Buchen Sie auf den Flug, nicht auf die Uhrzeit
Jede Ankunft sollte ein eigener Flughafentransfer mit eigener Flugnummer sein. Nur so richtet sich die Zeitplanung des Fahrers nach der Maschine und nicht nach einem Plan, der eine Woche vorher gemacht wurde – und das ist das Nützlichste, was eine Reisekoordination mit einer Ankunftsliste tun kann.
In der Praxis heißt das: eine Zeile pro reisender Person, mit Flugnummer, Ankunftsflughafen und, falls bekannt, Terminal sowie der eigenen Mobilnummer der Person. Nicht die Nummer der Koordination – die der reisenden Person. Wenn am Terminal etwas zu klären ist, muss man die Person erreichen, die dort steht.
Wann Bündeln richtig ist
Für ein einziges Fahrzeug spricht etwas, wenn die Ankünfte wirklich in einem kurzen Zeitfenster am selben Terminal liegen und die Gruppe aufeinander wartet. Dann ist ein Van günstiger und einfacher als drei Pkw, und das Warten ist ein bekannter Kostenpunkt statt eines Risikos.
Bei der Kapazität geht es um Gepäck, nicht um Sitze. Unser siebensitziger Hyundai H1 nimmt sechs große Gepäckstücke auf, der Toyota Hiace mit elf Sitzen zehn. Ein Team von sieben Personen mit je einem Koffer und einer Laptoptasche stößt im H1 an die Grenze und reist im Hiace bequem, und die veröffentlichten Zahlen unserer Flotte gibt es genau dafür, dass dies eine Entscheidung ist und kein Ratespiel. Geschäftsreisende, die für eine Woche anreisen, reisen selten mit leichtem Gepäck.
Ist das Team so groß, dass die Antwort ein Kleinbus oder Reisebus ist, erklärt Reisebus- und Kleinbuslösungen, wo diese Schwelle liegt und was sich darüber ändert.
Mit einem Team zählt der Treffpunkt noch mehr
Eine einzelne reisende Person, die ihren Fahrer nicht findet, ruft ihn an. Ein Team von neun, das seine Fahrer nicht findet, erzeugt neun Anrufe bei einer einzigen Koordinationsperson, meist gleichzeitig, meist nachts.
Ein Treffen im Terminal beseitigt diese Fehlerquelle, statt sie nur zu verwalten. Was die Person am Treffpunkt tatsächlich tut, erklärt die Seite zu unserem Service Meet & Assist, und der Vergleich mit der normalen Abholung zeigt, wo der Unterschied wirklich liegt. Beim ersten Besuch von Personen, die diesen Flughafen noch nicht kennen, lohnt es sich am Ankunftstag – am Abreisetag oft nicht.
Der Abreisetag ist das umgekehrte Problem
Ankünfte verteilen sich. Abflüge ballen sich, weil alle auf denselben Check-in-Schluss hinarbeiten. Deshalb ist am Abreisetag ein größeres Fahrzeug meist tatsächlich die richtige Lösung, und die Zeitplanung sollte sich nach dem frühesten Flug richten, nicht nach dem durchschnittlichen.
Es ist auch der Tag, der sich am ehesten ändert, weil Besprechungen länger dauern. Unsere Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen nennen die Fristen, auf die es ankommt; kurz gesagt lässt sich eine Fahrt zum Abflug problemlos verschieben, solange der Fahrer noch nicht unterwegs ist, und danach zunehmend schwerer.
Was Sie uns schicken sollten – und wann
Schicken Sie die Ankunftsliste, sobald die Flüge ausgestellt sind, nicht erst, wenn die Reise endgültig steht. Jede Buchung wird von einem Mitarbeiter unseres Dispositionsteams geprüft, bevor sie bestätigt wird, und ein Ankunftstag mit neun Transfers profitiert genau davon, früh gelesen zu werden: Ein Terminal, das zu dieser Uhrzeit nicht funktioniert, oder ein Fahrzeug, in das das angegebene Gepäck nicht passt, fällt jetzt weit besser auf als am Reisetag.
Was jeder Buchungsstatus bedeutet, erklären wir an anderer Stelle; für die Koordination ist vor allem „Bestätigt“ wichtig: Es bedeutet, dass ein Mensch genau diese Fahrt angesehen und angenommen hat. Neun bestätigte Buchungen sind ein echter Stand der Dinge, nicht neun hoffnungsvolle E-Mails.
Wenn sich der Besuch wiederholt
Ein Team, das jedes Quartal anreist, ist ein Muster und kein Einzelereignis, und die kaufmännische Regelung sollte dem folgen. Unser Ratgeber zu Frühbuchungsrabatten und Firmenkonditionen erklärt, was sich ändert, wenn Fahrten regelmäßig werden, und für Standortbesuche mit festem Programm sind Gruppenvans und Kleinbusse mit Fahrer meist die bessere Form als eine Reihe einzelner Transfers.