مسئلہ ٹرانسفر کا نہیں، آمد کے پھیلاؤ کا ہے
کسی ایک زائر ایگزیکٹو کو ایئرپورٹ سے ہوٹل تک پہنچانا ایک طے شدہ معاملہ ہے۔ لیکن نو افراد کو، جو چار الگ الگ پروازوں پر گیارہ گھنٹوں کے دورانیے میں اترتے ہیں، ایک ہی ہوٹل تک اس طرح پہنچانا کہ کسی ایک شخص کا پورا دن اسی کام میں صرف نہ ہو جائے، بالکل مختلف مشق ہے، اور یہی وہ مشق ہے جس میں زیادہ تر کمپنیاں اپنے پہلے دورے پر غلطی کر بیٹھتی ہیں۔
پہلا خیال یہی آتا ہے کہ ایک گاڑی بک کرا لی جائے اور اسی سے کئی چکر لگوا لیے جائیں۔ یہ تقریباً ہمیشہ مہنگا جواب ثابت ہوتا ہے، اور اس کی وجہ یہ ہے۔
ایک گاڑی کے چار چکر چار سفر ہیں، ایک سفر نہیں
جو گاڑی صبح کی ایک آمد وصول کرتی ہے، مسافروں کو ہوٹل چھوڑتی ہے، پھر ایئرپورٹ واپس جاتی ہے، وہاں انتظار کرتی ہے اور یہی سارا عمل دہراتی ہے، وہ آپ کی کوئی بکنگ نہیں بچا رہی۔ وہ اتنے ہی سفر کر رہی ہے، فرق صرف اتنا ہے کہ درمیان میں خالی دوڑ زیادہ ہے، اور وہ بعد میں آنے والی ہر آمد کو پہلے ہونے والی ہر تاخیر کے پیچھے لگا دیتی ہے۔ ایک جہاز کا دیر سے اترنا اس کے بعد آنے والے سب لوگوں کو آگے کھسکا دیتا ہے۔
الگ الگ پروازوں کے مقابل کی گئی الگ الگ بکنگ ایک دوسرے سے آزاد رہ کر ناکام ہوتی ہے۔ پورا فائدہ یہی ہے۔ تاخیر کا شکار ہونے والی پرواز چار ٹرانسفر کے بجائے صرف ایک ٹرانسفر کو متاثر کرتی ہے۔
گھڑی کے بجائے پرواز کے حساب سے بکنگ کریں
ہر آمد کو اپنا الگ ایئرپورٹ ٹرانسفر ہونا چاہیے جس پر اسی پرواز کا نمبر درج ہو۔ یہی وہ چیز ہے جو ڈرائیور کے وقت کو ہفتہ بھر پہلے بنائے گئے منصوبے کے بجائے جہاز کے پیچھے چلاتی ہے، اور آمد کی فہرست کے ساتھ کوئی بھی ٹریول کوآرڈینیٹر سب سے زیادہ کام کی بات یہی کر سکتا ہے۔
عملی شکل یوں بنتی ہے: ہر مسافر کے لیے ایک سطر، جس میں پرواز کا نمبر، آمد کا ایئرپورٹ اور ٹرمینل اگر معلوم ہو، اور خود مسافر کا موبائل نمبر درج ہو۔ کوآرڈینیٹر کا نمبر نہیں، مسافر کا اپنا نمبر۔ جب ٹرمینل پر کوئی بات موقع پر طے کرنی ہو تو جس شخص تک پہنچنا ضروری ہوتا ہے وہ وہی ہے جو اسی ٹرمینل میں کھڑا ہے۔
یکجا کرنا کب درست ہے
ایک ہی گاڑی کے حق میں ایک صورت موجود ہے: جب پروازیں واقعی مختصر وقفے کے اندر، ایک ہی ٹرمینل پر اتریں، اور گروپ ایک دوسرے کا انتظار کرنے کو تیار بھی ہو۔ ایسے میں ایک وین تین کاروں کے مقابلے میں سستی بھی پڑتی ہے اور آسان بھی رہتی ہے، اور انتظار خطرہ نہیں بلکہ ایک معلوم لاگت بن جاتا ہے۔
گنجائش کا اصل سوال سیٹوں کا نہیں، سامان کا ہے۔ ہماری سات نشستوں والی Hyundai H1 میں چھ بڑے بیگ آتے ہیں؛ گیارہ نشستوں والی Toyota Hiace میں دس بیگ آ جاتے ہیں۔ سات افراد کی ٹیم، جس کے ہر فرد کے پاس ایک سوٹ کیس اور ایک لیپ ٹاپ بیگ ہو، H1 کی حد پر کھڑی ہوتی ہے اور Toyota Hiace میں آرام سے سما جاتی ہے، اور شائع شدہ فلیٹ اعداد و شمار اسی لیے موجود ہیں کہ یہ اندازہ نہیں بلکہ ایک فیصلہ بنے۔ ہفتہ بھر کے لیے آنے والے کاروباری مسافر کم ہی ہلکے پھلکے سامان کے ساتھ سفر کرتے ہیں۔
اگر ٹیم اتنی بڑی ہو کہ جواب منی بس یا کوچ بنتا ہو تو کوچ اور منی بس کے اختیارات میں بتایا گیا ہے کہ یہ حد کہاں آتی ہے اور اس سے اوپر کیا کچھ بدل جاتا ہے۔
ٹیم کے ساتھ ملاقات کا انتظام زیادہ اہم ہو جاتا ہے
اکیلا مسافر اگر اپنا ڈرائیور نہ ڈھونڈ پائے تو اسے فون کر لیتا ہے۔ نو افراد کی ٹیم اگر اپنے ڈرائیور نہ ڈھونڈ پائے تو ایک ہی کوآرڈینیٹر کو نو فون کالیں جاتی ہیں، عموماً ایک ہی وقت میں، اور عموماً رات کے وقت۔
ٹرمینل کے اندر ملاقات اس خرابی کو سنبھالنے کے بجائے سرے سے ختم کر دیتی ہے۔ ہماری میٹ اینڈ اسسٹ سروس بتاتی ہے کہ استقبال کرنے والا دراصل کرتا کیا ہے، اور عام پک اپ کے ساتھ اس کا موازنہ واضح کرتا ہے کہ فرق کہاں حقیقی ہے۔ ایسے لوگوں کے پہلے دورے میں جو اس ایئرپورٹ پر پہلے کبھی نہیں آئے، یہ سہولت آمد کے دن اپنی قیمت پوری کر دیتی ہے اور روانگی کے دن اکثر اس کی ضرورت نہیں رہتی۔
روانگی کا دن اس کے بالکل الٹ مسئلہ ہے
آمد کے اوقات پھیل جاتے ہیں، جبکہ روانگی کے اوقات سمٹ کر ایک جگہ جمع ہو جاتے ہیں، کیونکہ سب ایک ہی چیک اِن ڈیڈ لائن کے حساب سے چل رہے ہوتے ہیں۔ اسی لیے روانگی وہ دن ہے جس میں ایک بڑی گاڑی عموماً درست جواب ہوتی ہے، اور جس کا وقت اوسط پرواز کے بجائے سب سے پہلی پرواز کے حساب سے طے ہونا چاہیے۔
یہی وہ دن بھی ہے جس کے بدلنے کا امکان سب سے زیادہ ہوتا ہے، کیونکہ میٹنگیں اپنے مقررہ وقت سے آگے نکل جاتی ہیں۔ ہماری منسوخی اور شیڈول تبدیلی کی پالیسی میں وہ نوٹس مدت درج ہے جو اہمیت رکھتی ہے؛ مختصر بات یہ ہے کہ ڈرائیور کے روانہ ہو جانے سے پہلے روانگی کا ٹرانسفر بدلنا آسان ہے، اور اس کے بعد یہ کام بتدریج مشکل ہوتا چلا جاتا ہے۔
ہمیں کیا بھیجنا ہے، اور کب
آمد کی فہرست اسی وقت بھیج دیں جب پروازوں کی ٹکٹیں جاری ہو جائیں، دورے کے مکمل طور پر حتمی ہونے کا انتظار نہ کریں۔ ہر بکنگ کی تصدیق سے پہلے ہمارے آپریشنز ڈیسک پر ایک شخص اسے خود پڑھتا ہے، اور نو ٹرانسفر والا آمد کا دن بالکل وہی چیز ہے جسے جلد پڑھے جانے کا سب سے زیادہ فائدہ ہوتا ہے؛ ایسا ٹرمینل جو اس وقت کام نہیں دے گا، یا ایسی گاڑی جس میں بتایا گیا سامان نہیں سمائے گا، اس کا آج معلوم ہو جانا اسی دن معلوم ہونے سے کہیں بہتر ہے۔
ہر بکنگ اسٹیٹس کا مطلب الگ سے بیان کیا گیا ہے، اور کوآرڈینیٹر کے لیے کام کی حالت "تصدیق شدہ” ہے: اس کا مطلب ہے کہ ایک انسان نے اسی مخصوص سفر کو دیکھا اور اسے قبول کیا ہے۔ نو تصدیق شدہ بکنگ ایک حقیقی صورتحال ہوتی ہے، نو امید بھری ای میلیں نہیں۔
اگر دورہ بار بار ہوتا رہے
جو ٹیم ہر سہ ماہی آتی ہے وہ ایک واقعہ نہیں بلکہ ایک معمول ہے، اور تجارتی بندوبست کو بھی اسی کے پیچھے چلنا چاہیے۔ پیشگی بکنگ کی رعایتوں اور کارپوریٹ ریٹس پر ہماری رہنمائی بتاتی ہے کہ سفر باقاعدہ ہو جانے پر کیا کچھ بدل جاتا ہے، اور طے شدہ پروگرام والے سائٹ وزٹ کے لیے گروپ وین اور منی بس کا کرایہ عموماً انفرادی ٹرانسفرز کے مجموعے سے بہتر شکل ثابت ہوتی ہے۔