Die Zahl, die alle vergessen
Zeitpläne für Gruppenfahrten werden aus Fahrzeiten gebaut, und die Fahrzeiten sind der einfache Teil. Was den Reiseplan einer Gruppe tatsächlich kippt, ist die Einstiegszeit: die Spanne zwischen dem Moment, in dem das Fahrzeug bereitsteht, und dem Moment, in dem es wirklich losfahren kann.
Bei einem einzelnen Fahrgast liegt diese Spanne nahe null. Bei fünfzig nicht – und sie wächst nicht so, wie man annimmt. Wer einen Tag mit dem Reisebus plant, als wäre es ein Tag im Pkw mit mehr Sitzplätzen, dessen Zeitplan scheitert noch vor dem Mittagessen.
Warum die Einstiegszeit nicht proportional wächst
Zwei Fahrgäste steigen gleichzeitig ein, und die Fahrt beginnt. Fünfzig Fahrgäste steigen durch eine einzige Tür ein, einer nach dem anderen, und die meisten halten unterwegs noch am Gepäckraum. Die Schlange läuft nacheinander ab, auch wenn die Gruppe gemeinsam reist.
Hinzu kommt alles, was es erst ab einer gewissen Größe gibt: das Durchzählen, die Person, die fehlt, das zweite Durchzählen, die Tasche im falschen Gepäckfach, der Fahrgast, der einsteigt und dann merkt, dass er etwas vergessen hat. Nichts davon passiert mit vier Personen in einem Van. All das passiert bei einem Reisebus – jedes Mal.
Die praktische Regel, nach der wir arbeiten: Das Einsteigen einer großen Gruppe ist ein eigener Programmpunkt mit eigenem Zeitfenster im Plan – keine Rundungsdifferenz am Anfang der Fahrzeit.
Die Fahrzeuggröße verändert den ganzen Tag
Ausgangspunkt sind die veröffentlichten Kapazitäten unserer Flotte, und dabei zählt die Zahl der Sitze weniger als das Einstiegsverhalten, das dahintersteht.
Unser siebensitziger Hyundai H1 und der Toyota Hiace mit elf Sitzen funktionieren beim Einsteigen im Grunde wie ein Pkw: eine Schiebetür, alle steigen ein, das Gepäck kommt nach hinten. Mit dem Kleinbus Toyota Coaster entsteht eine Schlange, aber eine kurze. Der Reisebus Yutong C13PRO ist eine ganz andere Liga – eine einzige Tür, ein Gepäckraum unter dem Boden und eine Gruppe, die so groß ist, dass jemand durchzählen muss.
Deshalb ist die Wahl zwischen zwei Kleinbussen und einem Reisebus keine reine Kostenfrage. Zwei Fahrzeuge werden parallel besetzt, eines nur nacheinander. An einem Tag mit mehreren Stopps wiederholt sich dieser Unterschied an jedem einzelnen davon, und er summiert sich.
Das Gepäck ist eine zweite Schlange
Das Verladen des Gepäcks wird in Planungen am häufigsten vergessen, weil es im Pkw unsichtbar bleibt. Bei einer Gruppe ist es ein eigener Vorgang an derselben Tür, an der auch eingestiegen wird – und der Grund, warum eine Gruppe mit aufgegebenem Gepäck spürbar länger bis zur Abfahrt braucht als dieselbe Gruppe mit Tagesrucksäcken.
Geben Sie bei der Buchung das tatsächliche Gepäck an, nicht nur die Personenzahl. Eine Delegation von dreißig Personen, die aus drei Ländern anreist und je einen Koffer dabeihat, ist beim Verladen eine völlig andere Aufgabe als dreißig Mitarbeitende vor Ort mit Laptoptaschen – und genau das braucht unser Dispositionsteam, bevor das Fahrzeug ausgewählt wird, nicht danach. Unter Gruppenvans und Kleinbusse mit Fahrer lesen Sie, wo die Schwellen für die einzelnen Fahrzeuge liegen.
Die Abfahrtszeit wird rückwärts festgelegt
Ein verlässlicher Gruppenzeitplan entsteht vom festen Termin am Ende des Tages aus: rückwärts über die Fahrzeit, dann das Verladen, dann das Einsteigen, dann das Sammeln. Auch das Sammeln ist ein eigener Punkt: Wer einer Gruppe sagt, sie solle um neun am Fahrzeug sein, bekommt eine Gruppe, die um zwanzig nach neun am Fahrzeug ist.
Ein einziger Treffpunkt und eine einzige Uhrzeit, vorab und schriftlich – und zwar an die ganze Gruppe statt nur an den Organisator –, das ist die größte Zeitersparnis, die an einem Gruppentag möglich ist. Und sie kostet nichts.
Mehrere Stopps vervielfachen den Preis eines Fehlers
Bei einem Transfer mit nur einer Etappe kostet ein langsamer Start Sie einmal. Bei einem Programm mit mehreren Stopps – einem Konferenzprogramm, einer Besichtigungstour zu Standorten, einem Delegationstag – kostet er Sie an jedem Halt, und spätestens beim vierten ist der Zeitplan reine Fiktion.
Hier zeigt sich, was eine Reisebegleitung wert ist: eine Person, deren Aufgabe an jedem Stopp das Durchzählen ist, damit nicht der Fahrer zählt und die Gruppe nicht auf die Rechenkünste anderer warten muss. Unser Ratgeber zu Transfers zu Konferenzen und Messen behandelt die Seite der Teilnehmenden ausführlicher, und Gruppen- und Vantransport für Reiseveranstalter die Seite des Reiseprogramms.
Der Flughafentag ist der schwierigste
Eine Gruppe, die zum Flughafen aufbricht, vereint jede Spielart dieses Problems: eine feste Frist, aufgegebenes Gepäck und eine Gruppe, die schon unterwegs war und müde ist. An diesem Tag sollten Sie großzügig planen und die Abfahrt nach dem frühesten Flug richten, nicht nach dem durchschnittlichen.
Verteilen sich die Ankünfte über den Tag, statt gebündelt zu sein, sind getrennte Transfers mit jeweils eigener Flugnummer meist die bessere Lösung als ein Fahrzeug, das mehrmals fährt – aus Gründen, die wir in unserem Beitrag zu Reisebus- und Kleinbuslösungen für große Firmenveranstaltungen erläutern.
Was Sie uns bei der Buchung mitteilen sollten
Die Personenzahl, die tatsächliche Zahl der Gepäckstücke, den Sammelpunkt, den Sie wirklich nutzen werden, den festen Termin, nach dem sich der Tag richtet, und ob jemand in der Gruppe langsam einsteigt. Letzteres ist keine heikle Frage – es ist eine Planungsgröße, und sie steht besser im Plan, als dass man sie erst an der Tür entdeckt.
Anschließend prüft ein Mensch alles, bevor die Buchung bestätigt wird. An dieser Stelle fällt ein Reiseprogramm auf, das sich in der vorgesehenen Zeit nicht fahren lässt. Der Ablauf einer Buchung zeigt, worin diese Prüfung besteht und wo sie stattfindet.