Il numero che tutti dimenticano
Gli orari del trasporto di gruppo si costruiscono sui tempi di guida, e i tempi di guida sono la parte facile. A mandare all’aria un programma di gruppo sono i tempi di imbarco sul pullman: l’intervallo tra il momento in cui il veicolo è disponibile e quello in cui può davvero partire.
Per un passeggero quell’intervallo è quasi zero. Per cinquanta non lo è, e non cresce come si pensa. Se organizzi una giornata in pullman come se fosse una giornata in auto con più posti, il programma salta prima di pranzo.
Tempi di imbarco in pullman: perché non sono proporzionali
Due passeggeri salgono insieme e si parte. Cinquanta passeggeri salgono da un’unica porta, in fila indiana, e quasi tutti si fermano al bagagliaio lungo il percorso. La coda è in sequenza, anche se il gruppo non lo è.
Poi ci sono le cose che compaiono solo oltre una certa dimensione: la conta, la persona che manca, la seconda conta, la valigia finita nel vano sbagliato, il passeggero che sale e poi si ricorda di qualcosa. Con quattro persone in un van non succede nulla di tutto questo. Con un pullman succede tutto, ogni volta.
La regola pratica che seguiamo è che l’imbarco di un gruppo numeroso è un’attività a sé, con il suo spazio nel programma, e non un arrotondamento all’inizio del tempo di guida.
La dimensione del veicolo cambia la forma della giornata
Le capienze della flotta pubblicate sono il punto di partenza, ma il numero di posti conta meno del modo in cui si sale a bordo.
Il nostro Hyundai H1 a sette posti e il Toyota Hiace a undici posti si caricano sostanzialmente come un’auto: una porta laterale, tutti dentro, bagagli dietro. Con il minibus Toyota Coaster si forma una coda, ma breve. Il pullman Yutong C13PRO è tutt’altra storia: una sola porta, un bagagliaio sotto il pianale e un gruppo abbastanza grande da richiedere che qualcuno conti i presenti.
Per questo la scelta tra due minibus e un pullman non è solo una questione di costi. Due veicoli si caricano in parallelo. Un veicolo si carica in sequenza. In una giornata con più tappe, questa differenza si ripete a ogni fermata e si accumula.
I bagagli sono una seconda coda
Il carico dei bagagli è la parte che più spesso manca nei programmi, perché con un’auto non si nota. Con un gruppo è un’operazione separata che avviene alla stessa porta dell’imbarco, ed è il motivo per cui un gruppo con bagagli da stiva impiega molto più tempo a partire rispetto allo stesso gruppo con zainetti da giornata.
Al momento della prenotazione indica i bagagli reali, non solo il numero di passeggeri. Una delegazione di trenta persone che arriva da tre paesi con una valigia a testa è un carico molto diverso da trenta dipendenti locali con la borsa del portatile, ed è un’informazione che il nostro team operativo deve avere prima di scegliere il veicolo, non dopo. La pagina su noleggio di van e minibus per gruppi spiega dove si collocano le soglie tra un veicolo e l’altro.
L’orario di partenza si calcola all’indietro
Il modo affidabile per costruire il programma di un gruppo è partire dal punto fisso all’altra estremità e tornare indietro: la guida, poi il carico, poi l’imbarco, poi il ritrovo. Anche il ritrovo è una voce a sé: se dici a un gruppo di essere al veicolo alle nove, il gruppo ci sarà alle nove e venti.
Dare un solo punto d’incontro e un solo orario, in anticipo e per iscritto, a tutto il gruppo e non solo all’organizzatore è il risparmio di tempo più grande che si possa ottenere in una giornata di gruppo. Ed è anche gratuito.
Più tappe moltiplicano il costo dell’errore
In un transfer con una sola tratta, una partenza lenta la paghi una volta. In un itinerario con più tappe (il programma di un congresso, un giro di sopralluoghi, la giornata di una delegazione) la paghi a ogni fermata, e alla quarta il programma è pura fantasia.
È qui che un coordinatore si rivela prezioso: una persona il cui compito a ogni tappa è contare i presenti, così non deve farlo l’autista e il gruppo non resta ad aspettare i conti di qualcun altro. La nostra guida sui transfer per congressi e fiere approfondisce il lato dei delegati, mentre quella sul trasporto di gruppo e in van per tour operator si occupa dell’itinerario.
Il giorno dell’aeroporto è il più difficile
Un gruppo diretto in aeroporto mette insieme tutte le versioni di questo problema: una scadenza rigida, bagagli da stiva e un gruppo stanco dopo il viaggio. È il giorno in cui abbondare con i margini e in cui fissare la partenza in base al volo più presto, non a quello medio.
Se gli arrivi sono distribuiti nell’arco della giornata invece che concentrati, di solito la soluzione sono transfer separati legati ai singoli numeri di volo, non un solo veicolo che fa più corse, per i motivi spiegati nella nostra nota sulle opzioni con pullman e minibus per grandi eventi aziendali.
Che cosa indicarci al momento della prenotazione
Il numero di persone, il numero reale di bagagli, il punto di ritrovo che userete davvero, il punto fisso attorno a cui ruota la giornata e se qualcuno nel gruppo sale a bordo lentamente. Quest’ultima non è una domanda indiscreta: è un dato per il programma, ed è meglio averlo nel piano che scoprirlo alla porta.
Poi tutto viene controllato da una persona prima che la prenotazione sia confermata, ed è in quel momento che si scopre un itinerario impossibile da percorrere nei tempi previsti. Le fasi della prenotazione spiegano in che cosa consiste questa verifica e in quale momento avviene.