Il problema non è il transfer, è la distribuzione degli arrivi
Portare un dirigente in visita dall’aeroporto all’hotel è un problema risolto. Organizzare il transfer aeroporto di un team aziendale di nove persone, che arrivano con quattro voli nell’arco di undici ore nello stesso hotel, senza che qualcuno ci perda un’intera giornata, è tutt’altro esercizio, ed è quello che la maggior parte delle aziende sbaglia alla prima visita.
L’istinto è prenotare un solo veicolo e fargli fare più corse. È quasi sempre la soluzione più costosa, ed ecco perché.
Un veicolo che fa quattro corse sono quattro viaggi, non uno
Un veicolo che accoglie chi arriva al mattino, lo porta in hotel, torna in aeroporto, aspetta e ricomincia non fa risparmiare una prenotazione. Fa lo stesso numero di viaggi con più chilometri a vuoto nel mezzo, e mette ogni arrivo successivo in coda a ogni ritardo precedente. Basta un aereo che atterra in ritardo per spostare tutti quelli che vengono dopo.
Prenotazioni separate legate a voli separati, invece, vanno storte ciascuna per conto proprio. Tutto il vantaggio è lì. Un volo in ritardo fa slittare un transfer, non quattro.
Transfer aeroporto del team aziendale: prenota in base al volo, non all’orologio
Ogni arrivo dovrebbe essere un transfer aeroporto a sé, con il proprio numero di volo. È questo che permette all’autista di regolarsi sull’aereo e non su un piano fatto una settimana prima, ed è la cosa più utile in assoluto che un coordinatore dei viaggi possa fare con un elenco di arrivi.
In pratica: una riga per ogni viaggiatore, con numero di volo, aeroporto di arrivo e terminal se lo conosci, e il numero di cellulare del viaggiatore stesso. Non quello del coordinatore: quello del viaggiatore. Quando c’è qualcosa da sistemare al terminal, la persona da raggiungere è quella che ci si trova dentro.
Quando conviene accorpare
Un solo veicolo ha senso in un caso: quando gli arrivi atterrano davvero in una finestra breve, nello stesso terminal, e il gruppo è disposto ad aspettarsi. Allora un van diventa più economico e più semplice di tre auto, e l’attesa è un costo noto invece che un rischio.
La questione della capienza riguarda i bagagli, non i posti. Il nostro Hyundai H1 a sette posti porta sei valigie grandi; il Toyota Hiace a undici posti ne porta dieci. Un team di sette persone con una valigia e una borsa del portatile a testa è al limite per l’H1 e comodo nell’Hiace, e i dati della flotta pubblicati esistono proprio perché questa sia una decisione e non un’ipotesi. Chi arriva per una settimana di lavoro raramente viaggia leggero.
Se il team è così numeroso che la risposta è un minibus o un pullman, la pagina sulle opzioni con pullman e minibus spiega dove si trova quella soglia e che cosa cambia oltre.
Con un team, l’accordo per l’incontro conta di più
Un viaggiatore singolo che non trova il suo autista lo chiama. Un team di nove persone che non trova i propri autisti genera nove telefonate a un unico coordinatore, di solito tutte insieme, di solito di notte.
Incontrarsi dentro il terminal elimina questo tipo di problema invece di gestirlo. Il nostro servizio di accoglienza con assistenza (meet and assist) spiega che cosa fa davvero chi ti accoglie, e il confronto con il ritiro standard indica dove la differenza è reale. Per una prima visita di persone che non sono mai state in quell’aeroporto, vale la pena il giorno dell’arrivo e spesso non vale la pena il giorno della partenza.
Il giorno della partenza è il problema opposto
Gli arrivi si distribuiscono. Le partenze si concentrano, perché tutti hanno la stessa scadenza per il check-in. Per questo il giorno della partenza è quello in cui di solito la risposta giusta è un unico veicolo più grande, e in cui l’orario va fissato in base al volo più presto e non a quello medio.
È anche il giorno che più facilmente cambia, perché le riunioni si allungano. La nostra politica di cancellazione e cambio di orario indica i preavvisi che contano; in breve, spostare un transfer di partenza è semplice prima che l’autista sia in strada e sempre meno semplice dopo.
Che cosa inviarci, e quando
Mandaci l’elenco degli arrivi appena i biglietti sono emessi, non quando il viaggio è definito in ogni dettaglio. Ogni prenotazione viene controllata da una persona del nostro team operativo prima di essere confermata, e una giornata di arrivi con nove transfer è proprio il tipo di cosa che conviene far leggere presto: un terminal che a quell’ora non funziona, o un veicolo che non contiene i bagagli dichiarati, è molto meglio scoprirlo adesso che il giorno stesso.
Che cosa significa ogni stato della prenotazione è spiegato a parte, e per un coordinatore lo stato utile è “Confermata”: significa che una persona ha esaminato quel viaggio specifico e lo ha accettato. Nove prenotazioni confermate sono una situazione concreta, non nove email piene di speranza.
Se la visita si ripete
Un team che viene ogni tre mesi è un’abitudine, non un evento, e l’accordo commerciale dovrebbe adeguarsi. La nostra guida a sconti per prenotazione anticipata e tariffe aziendali spiega che cosa cambia quando i viaggi diventano regolari, e per i sopralluoghi con un itinerario fisso il noleggio di van e minibus per gruppi è di solito una formula migliore di una serie di transfer individuali.