Quando una flotta di berline non ha più senso
Offsite aziendali, ritiri del personale e grandi eventi di formazione pongono un problema di trasporto diverso da quello del singolo viaggio di lavoro. Portare trenta, sessanta o centocinquanta colleghi da un hotel a una sede e ritorno è prima di tutto un esercizio di logistica, e risolverlo con una pila di singole prenotazioni di berline finisce di solito per costare di più, richiedere più tempo di coordinamento e creare più punti deboli di un servizio di pullman per eventi aziendali o di minibus ben pianificato.
Minibus o pullman per eventi aziendali: come scegliere
Minibus (di solito da 14 a 22 posti)
I minibus sono adatti a gruppi fino a una ventina di persone e sono la scelta giusta quando serve flessibilità, per esempio per fare due o tre giri navetta tra un hotel e una sede invece di un unico grande spostamento, o quando il punto di arrivo ha poco spazio di manovra per un pullman di dimensioni standard.
Pullman (di solito da 30 posti in su)
I pullman di dimensioni standard diventano l’opzione più efficiente quando il gruppo supera all’incirca le trenta persone che viaggiano insieme con lo stesso programma. Un solo pullman riduce il numero di veicoli, autisti e punti di ritiro da coordinare, e questo conta parecchio quando nella stessa giornata gestisci anche catering, registrazione e programma della sede.
Pianificare lo spostamento, non solo il veicolo
Il veicolo è solo una parte del piano. Per un offsite aziendale esaminiamo anche:
- Arrivi scaglionati, se la sede non può accogliere tutto il gruppo in una volta, per evitare un imbuto alla reception o ai controlli di sicurezza.
- Bagagli e attrezzature, soprattutto negli offsite di più giorni in cui i partecipanti fanno il check-in con tutto il bagaglio e non con una borsa da giornata.
- Un unico coordinatore da parte nostra, che per tutta la giornata si interfaccia direttamente con il tuo responsabile dell’evento, invece di avere ogni autista che prende istruzioni per conto suo.
- Flessibilità sull’orario di ritorno, perché il programma di un offsite raramente finisce esattamente in orario: nelle prenotazioni di ritorno prevediamo un margine invece di dare per scontato che l’orario di chiusura annunciato venga rispettato.
Minibus e berline insieme per i partecipanti di alto livello
È frequente, e del tutto ragionevole, combinare diversi tipi di trasporto per lo stesso evento: giri di pullman o minibus per il gruppo generale dei partecipanti, affiancati da berline singole per i dirigenti di vertice o per i relatori esterni che possono dover arrivare o ripartire con orari diversi. Segnalaci questa esigenza mista al momento della prenotazione, così possiamo pianificare entrambe le parti come un’unica operazione coordinata invece che come due prenotazioni separate che capitano lo stesso giorno.
Accesso al sito e coordinamento con la sede
Per gli offsite in sedi fuori dalle grandi città, per esempio un resort vicino a Taif o un centro congressi a NEOM, verifica prima di prenotare che le dimensioni del veicolo siano compatibili con le modalità di accesso della sede. Alcune sedi limitano l’accesso dei pullman di dimensioni standard a certi ingressi: in quel caso la soluzione più pratica è una navetta in minibus da un punto di discesa stabilito, e possiamo consigliarti non appena ci indichi il nome della sede.
Anticipo di prenotazione
Per qualsiasi spostamento di gruppo con più di trenta persone, o per qualsiasi evento che richieda più di due veicoli, ti consigliamo di prenotare con almeno due settimane di anticipo per avere la certezza di veicoli e autisti disponibili, soprattutto durante Riyadh Season, nelle settimane dei grandi congressi o in altri periodi di forte domanda di viaggi aziendali.
Comfort e produttività a bordo di pullman e minibus
Sempre più spesso gli offsite aziendali vogliono che anche il viaggio sia tempo produttivo e non tempo perso, e i pullman e i minibus che usiamo per i gruppi aziendali hanno sedili comodi, aria condizionata dimensionata in base al veicolo e al clima e, sui percorsi più lunghi, dotazioni di bordo pensate per un gruppo di lavoro più che per un normale pullman turistico. Se il tuo programma prevede un briefing o un’attività per rompere il ghiaccio durante il transfer, faccelo sapere: possiamo consigliarti quali veicoli della nostra flotta si prestano meglio, per esempio un pullman con sedili rivolti in avanti e un microfono funzionante, oppure un minibus più adatto a un’atmosfera tranquilla e informale.
Briefing di sicurezza e dovere di tutela
Negli spostamenti di gruppi aziendali, soprattutto negli offsite che coinvolgono l’alta direzione o interlocutori esterni, gli obblighi di tutela della tua organizzazione si estendono anche ai trasporti. I nostri autisti di pullman e minibus hanno le abilitazioni professionali previste per il trasporto passeggeri, i veicoli seguono un calendario fisso di ispezioni e manutenzione, e se serve per l’approvazione interna prima di un grande evento possiamo fornire la relativa documentazione al tuo ufficio risorse umane o al team eventi.
Lavorare con la tua agenzia di eventi o di viaggi d’affari
Per gli offsite organizzati tramite un’agenzia di eventi esterna o un’agenzia di viaggi d’affari, siamo abituati a lavorare a fianco di un organizzatore esterno e non solo direttamente con il cliente finale. Indicaci i contatti della tua agenzia al momento della richiesta e coordineremo direttamente con loro logistica, cambi di orario e aggiornamenti in giornata, lasciando il tuo team interno concentrato sull’evento invece che sulla logistica dei trasporti.
Sostenibilità e rendicontazione per i grandi gruppi
Riunire un grande gruppo in meno veicoli, ma più grandi, è anche la scelta più sostenibile: trasportare sessanta persone con due pullman invece che con quindici berline ha un impatto ambientale per passeggero sensibilmente più basso. Per i clienti aziendali con obiettivi di sostenibilità che includono gli spostamenti dei dipendenti, possiamo fornire un riepilogo con il numero di veicoli e le emissioni stimate risparmiate grazie al raggruppamento rispetto a un’equivalente prenotazione di veicoli singoli. È un’aggiunta semplice alla rendicontazione post-evento se la tua organizzazione monitora questo dato nel budget degli offsite o degli eventi.
Domande frequenti
Da quante persone in su un minibus conviene rispetto alle berline?
Quando un gruppo arriva a circa otto-dieci persone che viaggiano con lo stesso programma, un minibus è di solito sia più economico nel complesso sia molto più facile da coordinare rispetto a più berline.
Possiamo prenotare un pullman per una tratta e dei minibus per un ritorno diviso?
Sì, è uno schema frequente per gli eventi in cui a fine giornata il gruppo si divide verso hotel o zone diverse. Descrivi lo schema completo al momento della prenotazione e lo pianificheremo come un’unica operazione coordinata.
Gli autisti aspettano sul posto durante un offsite di un’intera giornata?
Dipende dal tipo di prenotazione. Con un noleggio per l’intera giornata gli autisti possono restare a disposizione presso la sede o nelle vicinanze; per una semplice discesa con ritiro successivo, programmiamo il ritorno come un ritiro separato a orario. Dicci quale delle due ti serve quando prenoti.
Possiamo prenotare un pullman per i transfer dall’aeroporto direttamente a un resort fuori dalle grandi città?
Sì, purché la strada di accesso alla sede possa accogliere un pullman di dimensioni standard. Se non ne sei sicuro lo verifichiamo direttamente con la sede, e se l’accesso dei pullman è limitato ti consigliamo un’alternativa in minibus.
È possibile avere catering o rinfreschi a bordo?
Sui nostri servizi in pullman e minibus l’acqua è sempre inclusa. Per qualsiasi altra cosa, per esempio rinfreschi personalizzati con il marchio per un evento specifico, avvisa il nostro team eventi e ti diremo che cosa si può organizzare.
Ottenere un preventivo in fretta
Per avere il prima possibile un preventivo preciso per pullman o minibus, quando ci contatti tieni a portata di mano il numero totale di passeggeri, i luoghi di ritiro e di arrivo, la data ed eventuali orari di ritorno. Per gli eventi con una logistica più complessa, arrivi scaglionati, più sedi o un mix di veicoli, il nostro team eventi è felice di discutere il piano direttamente con te invece di lavorare solo da un modulo online, e di solito così ottieni un preventivo più preciso in meno tempo.
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