Cuando una flota de berlinas deja de tener sentido
Los retiros de empresa, las convenciones de equipo y los grandes eventos de formación plantean un problema de transporte distinto al de los viajes de negocios individuales, y el transporte para retiros de empresa exige otra lógica. Llevar a treinta, sesenta o ciento cincuenta compañeros del hotel al recinto y de vuelta es, en el fondo, un ejercicio de logística, e intentar resolverlo con un montón de reservas individuales de berlinas suele acabar costando más, llevando más tiempo de coordinación y multiplicando los puntos de fallo frente a una operación con autocar o minibús bien planificada.
Minibús o autocar: cómo elegir
Minibuses (normalmente de 14 a 22 plazas)
Los minibuses son adecuados para grupos de hasta unas veinte personas y son la mejor opción cuando necesitas flexibilidad, por ejemplo para hacer dos o tres rotaciones de lanzadera entre un hotel y un recinto en lugar de un único gran desplazamiento, o cuando el punto de destino tiene poco espacio de maniobra para un autocar de tamaño completo.
Autocares (normalmente a partir de 30 plazas)
Los autocares de tamaño completo son la opción más eficiente en cuanto el grupo supera más o menos las treinta personas que viajan juntas con el mismo horario. Un solo autocar reduce el número de vehículos, conductores y puntos de recogida que hay que coordinar, algo que pesa mucho cuando ese mismo día también gestionas el catering, la acreditación y el programa del recinto.
Planificar el desplazamiento, no solo el vehículo
El vehículo es solo una parte del plan. En un retiro de empresa también trabajamos estos aspectos:
- Llegadas escalonadas, si el recinto no puede recibir a todo el grupo a la vez, para evitar cuellos de botella en la recepción o en el control de seguridad.
- Equipaje y material, sobre todo en retiros de varios días en los que los asistentes llegan con todo su equipaje y no solo con una mochila de día.
- Un único coordinador por nuestra parte que trata directamente con el responsable de tu evento durante la jornada, en lugar de que cada conductor reciba instrucciones por su cuenta.
- Flexibilidad en la hora de vuelta, porque los programas de los retiros rara vez terminan exactamente a la hora prevista, así que dejamos un margen en las reservas de vuelta en lugar de dar por hecho que se cumplirá la hora de fin anunciada.
Combinar minibús y berlina para los asistentes de más alto nivel
Es habitual, y totalmente razonable, combinar distintos tipos de transporte para un mismo evento: una rotación de autocar o minibús para el grueso de los asistentes y berlinas individuales para los cargos más altos o los ponentes externos, que quizá necesiten llegar o irse con otro horario. Indícanos esta necesidad mixta al reservar para que podamos planificar ambas partes como una sola operación coordinada, y no como dos reservas distintas que casualmente coinciden en el mismo día.
Acceso al recinto y coordinación con el lugar del evento
En los retiros que se celebran fuera de las grandes ciudades, por ejemplo en un resort cerca de Taif o en un centro de congresos en NEOM, comprueba antes de reservar que el tamaño del vehículo encaja con las condiciones de acceso del propio recinto. Algunos lugares restringen el acceso de autocares de tamaño completo a determinadas entradas y, en ese caso, una lanzadera en minibús desde un punto de bajada designado es la solución más práctica; podemos aconsejarte en cuanto nos digas el nombre del recinto.
Antelación de la reserva
Para cualquier desplazamiento de grupo de más de treinta personas, o cualquier evento que necesite más de dos vehículos, recomendamos reservar con al menos dos semanas de antelación para garantizar la disponibilidad de vehículos y conductores, sobre todo durante Riyadh Season, las semanas de grandes congresos u otros periodos de mucha demanda de viajes de empresa.
Comodidad y productividad a bordo del autocar o del minibús
Cada vez más empresas quieren que el propio trayecto de un retiro sea productivo y no tiempo muerto, y los autocares y minibuses que usamos para grupos de empresa cuentan con asientos cómodos, aire acondicionado dimensionado para el vehículo y el clima y, en las rutas más largas, servicios a bordo pensados para un grupo de trabajo y no para un autobús turístico corriente. Si tu programa incluye una sesión informativa o una dinámica para romper el hielo durante el propio traslado, dínoslo y te aconsejaremos qué vehículos de nuestra flota se adaptan mejor, por ejemplo un autocar con asientos orientados hacia delante y un micrófono que funcione, frente a un minibús más adecuado para un ambiente tranquilo e informal.
Instrucciones de seguridad y deber de protección
En los desplazamientos de grupos de empresa, sobre todo en retiros con la alta dirección o con interlocutores externos, las obligaciones de tu organización en materia de deber de protección se extienden también al transporte. Nuestros conductores de autocar y minibús tienen las licencias profesionales adecuadas para el transporte de viajeros, los vehículos se revisan según un calendario fijo de inspecciones y, si hace falta, podemos facilitar esa documentación a tu equipo de recursos humanos o de eventos para su aprobación interna antes de un gran evento.
Trabajar con tu agencia de eventos o de gestión de viajes
En los retiros organizados a través de una agencia de eventos o una empresa de gestión de viajes, estamos acostumbrados a trabajar junto a un organizador externo y no solo directamente con el cliente final. Facilítanos los datos de contacto de tu agencia al hacer la consulta y coordinaremos con ella directamente la logística, los cambios de horario y las novedades del día, para que tu equipo interno pueda centrarse en el evento y no en la logística del transporte.
Sostenibilidad e informes en los desplazamientos de grandes grupos
Agrupar a un grupo grande en menos vehículos y de mayor tamaño es también la opción más sostenible: llevar a sesenta personas en dos autocares en lugar de en quince berlinas tiene una huella ambiental por pasajero claramente menor y, para los clientes de empresa con objetivos de sostenibilidad que abarcan los desplazamientos de sus empleados, podemos facilitar un resumen del número de vehículos y de las emisiones estimadas que se ahorran al agruparlos, frente a un patrón equivalente de reservas en vehículos individuales. Es un añadido sencillo al informe posterior al evento si tu organización hace este seguimiento dentro del presupuesto de sus retiros o eventos.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuántas personas compensa un minibús frente a varias berlinas?
En cuanto el grupo llega a unas ocho o diez personas que viajan con el mismo horario, un minibús suele salir más barato en total y es mucho más fácil de coordinar que varias berlinas.
¿Podemos reservar un autocar para un tramo y minibuses para una vuelta por separado?
Sí, es un esquema habitual en eventos en los que el grupo se dispersa hacia distintos hoteles o zonas al final del día. Descríbenos el esquema completo al reservar y lo planificaremos como una sola operación coordinada.
¿Esperan los conductores en el lugar durante un retiro de jornada completa?
Depende del tipo de reserva. Con un alquiler de día completo, los conductores pueden quedarse de guardia en el recinto o cerca de él; para un simple traslado de ida con recogida posterior, programamos la vuelta como una recogida independiente a una hora fija. Dinos cuál necesitas al reservar.
¿Podemos reservar un autocar para traslados desde el aeropuerto directamente a un resort fuera de las grandes ciudades?
Sí, siempre que la vía de acceso al recinto admita un autocar de tamaño completo. Si no estás seguro, lo confirmaremos directamente con el recinto y, si el acceso para autocares está restringido, te recomendaremos un minibús como alternativa.
¿Hay servicio de catering o refrigerios a bordo?
En nuestros servicios de autocar y minibús se ofrece agua de serie. Para cualquier otra cosa, por ejemplo refrigerios con la imagen de tu marca para un evento concreto, avisa a nuestro equipo de eventos y te diremos qué se puede organizar.
Cómo conseguir un presupuesto rápido
Para obtener cuanto antes un presupuesto preciso de autocar o minibús, ten a mano el número total de pasajeros, los lugares de recogida y de destino, la fecha y la hora de vuelta, si la hay, cuando te pongas en contacto con nosotros. En los eventos con una logística más compleja, con llegadas escalonadas, varios recintos o una combinación de vehículos, nuestro equipo de eventos estará encantado de revisar el plan contigo directamente en lugar de trabajar solo a partir de un formulario web, lo que normalmente te da un presupuesto más preciso en menos tiempo.
Guías relacionadas
- Transporte en grupo y en furgoneta para turoperadores en Arabia Saudí
- Traslados para congresos y ferias: cómo planificar el transporte de grupo de los asistentes
- Descuentos por reservas en bloque para grupos y eventos: cómo funcionan en Arabia Saudí