Quasi tutti i problemi di viaggio sono problemi di prenotazione
Quasi tutto ciò che va storto in un lungo transfer su strada in Arabia Saudita è stato deciso prima che qualcuno salisse in auto, ed è per questo che conta sapere cosa indicare nella prenotazione del transfer. Il veicolo sbagliato per i bagagli, un orario di partenza senza margini, un passeggero che aveva bisogno di una sosta che nessuno aveva previsto. Nessuno di questi è un problema di guida. Sono cose che nessuno ha detto al momento della prenotazione, di solito perché nessuno sapeva che contassero.
Ecco che cosa facciamo concretamente con ogni informazione che ci dai, così puoi giudicare quali valgono quei trenta secondi in più.
Orario di ritiro: il numero che tutti arrotondano
L’orario di partenza non è una preferenza: è il dato che organizza l’intera giornata dell’autista. L’errore più comune è arrotondarlo a qualcosa di ordinato, le nove, perché suona come “mattina”, quando il vero vincolo è un check-out alle dodici e una riunione alle quattro del pomeriggio.
Se hai un vincolo, indicaci quello invece dell’orario arrotondato. “Dobbiamo essere a Medina entro le quattro” è una frase più utile di “veniteci a prendere alle nove”, perché permette di fissare la partenza partendo dalla fine del viaggio invece che dall’inizio, ed è questa la direzione che protegge davvero l’appuntamento.
Se il viaggio parte da un aeroporto, prenotalo come transfer aeroporto indicando il numero di volo invece di un orario. Il volo è il vero orologio, ed è quello che si sposta.
Bagagli: il primo limite a farsi sentire
Il numero di passeggeri raramente decide il veicolo. Lo decidono i bagagli, e quasi tutti li dichiarano per difetto: il bagaglio a mano non sembra bagaglio finché non è nel bagagliaio.
I dati pubblicati servono proprio a rendere la cosa concreta. Il nostro Hyundai H1 a sette posti porta sei valigie grandi. Il Toyota Hiace a undici posti ha undici sedili e porta dieci valigie. Una berlina ha quattro posti ma non porta quattro valigie grandi, qualunque cosa faccia pensare il numero di sedili. L’intera flotta con le sue capienze si legge in due minuti ed evita il problema più frequente sul marciapiede in tutta la rete.
Dichiara come bagagli passeggini, sedie a rotelle, attrezzatura sportiva e scatoloni, perché per un bagagliaio è questo che sono. E dichiarali al momento della ricerca, non in una nota, perché è la ricerca a selezionare il veicolo.
Soste: costano meno se le pianifichi che se le chiedi
Una sosta chiesta dal sedile posteriore è una sosta fatta dove la strada lo consente. Una sosta indicata al momento della prenotazione è una sosta in un posto con i servizi, scelto da un autista che sapeva di doverla fare.
Indicaci più o meno ogni quanto, e se il passeggero ha bisogno di un posto dove sedersi e non solo di un posto dove accostare. In una lunga tratta tra città è la differenza tra un viaggio comodo e un viaggio sopportato, soprattutto per i passeggeri di cui parla la nostra guida su come viaggiare con passeggeri anziani.
Gli orari di preghiera cadono durante la maggior parte dei viaggi lunghi e conviene pianificarli invece di reagire all’ultimo; la nostra guida su orari di preghiera e organizzazione del viaggio spiega come si distribuiscono in una giornata di guida.
Il punto di ritiro, non l’edificio
Un segnaposto sulla mappa indica un edificio. Un autista ha bisogno di una porta. Hotel con tre ingressi sulla strada, compound in cui il cancello visitatori non è quello principale, torri con la hall che dà su un’altra via: tutti casi in cui l’autista è arrivato e il passeggero non riesce a vederlo.
Indica l’ingresso in cui ti troverai fisicamente. Costa una riga ed elimina il motivo più comune per cui un viaggio parte in ritardo.
Chi viaggia, quando cambia il veicolo
Alcune informazioni sui passeggeri cambiano la prenotazione, non solo il servizio. Un bambino che ha bisogno del seggiolino è una di queste: la nostra guida al seggiolino per bambini in taxi spiega perché non si può dare per scontato. Un passeggero che non riesce a salire da una portiera bassa è un’altra; un passeggero in sedia a rotelle è la terza, e la pagina sui veicoli accessibili e adatti alla sedia a rotelle spiega che cosa chiedere.
Sono tutte cose facili da gestire prima che venga assegnato un autista e difficili dopo. Ed è proprio per questo che conviene dirle presto.
Che fine fanno le informazioni
Una volta completato il pagamento, la prenotazione aspetta che una persona del nostro team operativo la legga. È in questa verifica che si scoprono un punto di ritiro irraggiungibile a quell’ora o un veicolo che non contiene i bagagli dichiarati, e si può scoprire solo ciò che ci hai detto.
Le fasi che attraversa una prenotazione sono spiegate nella nostra guida agli stati della prenotazione. Quella che conta qui è “Confermata”: significa che una persona ha esaminato il tuo viaggio specifico e lo ha accettato così com’è.
Cosa indicare nella prenotazione del transfer: la lista breve
Se non ci dai nient’altro, dacci almeno queste quattro cose: l’ingresso in cui ti troverai, il numero reale di valigie grandi, il vincolo all’arrivo se ce n’è uno e qualsiasi informazione su un passeggero che cambi il veicolo da mandare. A tutto il resto possiamo rimediare. Queste quattro non possiamo inventarle.