Se sei tu a organizzare i trasporti via terra dei colleghi in giro per l’Arabia Saudita, conosci già il copione. Salta fuori un viaggio con due giorni di preavviso. Qualcuno ti manda per email i dati del volo. Fai qualche telefonata, confermi un prezzo, inoltri la prenotazione al viaggiatore e poi ricominci da capo la settimana dopo per la persona successiva. Moltiplica tutto questo per un team in crescita, diverse città e un misto di transfer aeroportuali e viaggi tra città e, senza prenotazioni aziendali self-service, il carico amministrativo diventa un lavoro a sé.
Questa guida spiega come si presenta la prenotazione dei viaggi aziendali in Arabia Saudita quando è fatta come si deve, con particolare attenzione all’accesso self-service per chi viaggia, a controlli sensati per l’azienda e a meno lavoro manuale per chi gestisce l’account.
Il problema di prenotare ogni viaggio per telefono o per email
Prenotare i trasporti un viaggio alla volta per telefono o per email funziona quando un’azienda ha una o due persone che viaggiano di tanto in tanto. Smette di funzionare quando diversi dipendenti si spostano nello stesso mese tra Riad, Jeddah (Gedda), Dammam e altre città. Ogni prenotazione va confermata singolarmente, ogni prezzo controllato, ogni fattura abbinata al centro di costo o al codice progetto giusto. Gli errori si insinuano. Alcuni viaggi saltano. E poiché il travel manager sta in mezzo a ogni singola richiesta, nulla può muoversi senza il suo intervento, nemmeno una cosa di routine come un transfer aeroportuale in giornata.
Un account aziendale con prenotazione self-service toglie il travel manager da quella posizione intermedia senza togliergli il controllo. I viaggiatori prenotano da soli i propri spostamenti entro limiti già concordati dall’azienda, e il travel manager vede tutto ciò che è stato prenotato senza dover organizzare personalmente ogni viaggio.
Che cosa significano davvero le prenotazioni aziendali self-service
In pratica, la prenotazione aziendale self-service consiste nell’aprire una volta sola un account aziendale e poi dare ai singoli viaggiatori, o a un gruppo definito di loro, il permesso di richiedere da sé transfer aeroportuali e trasporti tra città su quell’account. Il viaggiatore non ha bisogno di una carta aziendale né di un fondo cassa, e non deve scrivere al travel manager per chiedere il permesso per uno spostamento di routine. Il travel manager, a sua volta, non deve intervenire per prenotare un transfer che rientra già nella policy concordata.
Aprire un account aziendale
Aprire l’account è di solito un adempimento amministrativo da fare una volta sola. L’azienda fornisce i dati di base, concorda i termini di pagamento e stabilisce chi, al suo interno, è autorizzato ad aggiungere o rimuovere viaggiatori, fissare limiti di spesa e approvare le eccezioni. Una volta impostato tutto, aggiungere all’account un neoassunto o un collega in visita dovrebbe richiedere pochi minuti, non una nuova trattativa ogni volta.
Dare ai viaggiatori un accesso controllato
La parte utile per un travel manager è poter concedere l’accesso senza firmare un assegno in bianco. Ai singoli viaggiatori si può dare la possibilità di prenotare da soli transfer aeroportuali o viaggi da punto a punto tra città, mentre l’account tiene traccia di chi ha prenotato che cosa, quando e su quale budget. È particolarmente utile per chi in azienda vola spesso, per gli ingegneri che ruotano tra diversi cantieri o per i commerciali che visitano clienti in città diverse: tutte persone che altrimenti genererebbero un flusso continuo di richieste estemporanee alla sede centrale.
Limiti di policy e controllo del budget
Self-service non vuol dire per forza senza regole. Un account aziendale ben gestito permette al travel manager di fissare i limiti di policy al livello più adatto all’organizzazione. Può trattarsi di una categoria di veicolo massima per i viaggi standard, di un tetto al numero di viaggi che un reparto può prenotare in un mese o dell’obbligo di far passare da un’approvazione tutto ciò che supera un certo importo prima della conferma. Il punto è che il viaggiatore vive una procedura di prenotazione semplice e veloce, mentre l’azienda mantiene la stessa disciplina di budget che applicherebbe a qualsiasi altra spesa di viaggio.
Vale la pena impostarlo bene fin dall’inizio. Policy troppo larghe vanificano lo scopo stesso dei controlli. Policy troppo rigide spingono semplicemente le persone a tornare a prenotare fuori dal sistema, riportando proprio quel carico amministrativo che l’account doveva eliminare. La maggior parte dei travel manager trova che funzioni meglio una via di mezzo: ampio self-service per i viaggi di routine e prevedibili, come i transfer aeroportuali, e un controllo più leggero per tutto ciò che esce dall’ordinario.
Fatturazione centralizzata o pagamento per singolo viaggio
Uno dei vantaggi più evidenti di un account aziendale rispetto alla prenotazione di singoli viaggi è la gestione dei pagamenti. Pagare i trasporti un viaggio alla volta, con la carta personale e la nota spese o con bonifici occasionali, crea a fine mese un lavoro di riconciliazione inutile. Qualcuno deve abbinare decine di piccoli pagamenti a decine di singoli viaggi, rincorrere le ricevute mancanti e spiegare le discrepanze all’ufficio amministrativo.
La fatturazione centralizzata riunisce tutto in un unico estratto conto periodico che copre ogni prenotazione fatta sull’account in un dato periodo. Per l’amministrazione è molto più semplice da gestire, e i singoli viaggiatori non devono anticipare di tasca propria in attesa che la nota spese venga approvata. Per le aziende che organizzano trasporti frequenti su più sedi in Arabia Saudita, questo da solo può giustificare l’abbandono del pagamento per singolo viaggio.
Visibilità e reportistica per i travel manager
Affidare la prenotazione ai singoli viaggiatori funziona solo se il travel manager mantiene la visibilità su ciò che accade. Un vero account aziendale dovrebbe offrirgli una visione chiara delle prenotazioni in arrivo, dei viaggi recenti e della spesa per viaggiatore, reparto o progetto. È utile per il controllo quotidiano ed è indispensabile quando si tratta di analizzare la spesa per i viaggi, fare previsioni di budget o rispondere a una semplice domanda dell’amministrazione sul perché i costi di trasporto siano saliti in un certo mese.
Una buona reportistica rende anche molto più facile individuare tendenze su cui intervenire. Se un determinato percorso viene prenotato di continuo, può valere la pena organizzare un piano di trasporto ricorrente invece di prenotarlo ogni volta da capo. Se alcuni viaggiatori prenotano regolarmente fuori policy, è meglio parlarne subito piuttosto che a fine trimestre.
Ridurre il carico amministrativo nel lungo periodo
L’obiettivo complessivo della prenotazione aziendale self-service è semplice: lasciare che i viaggiatori organizzino da soli i trasporti di routine entro limiti concordati, che l’azienda mantenga il controllo su budget e policy e che il travel manager dedichi il suo tempo alla logistica davvero complicata, invece di confermare per email l’ennesimo ritiro in aeroporto. Non eliminerà ogni incombenza amministrativa, e alcuni viaggi richiederanno sempre una decisione umana, in particolare i cambi dell’ultimo minuto o i percorsi insoliti. Ma per il grosso dei trasporti aziendali quotidiani in Arabia Saudita, un account ben configurato e con una reportistica sensata trasforma un lavoro manuale ripetitivo in qualcosa di molto simile a un processo che gira in sottofondo.
Se la tua azienda gestisce ancora i trasporti un viaggio alla volta, vale la pena chiedersi se l’approccio attuale sia sostenibile con la crescita dell’organico e del volume di viaggi. Aprire un account aziendale è in genere un impegno modesto, una tantum, che si ripaga in fretta con il tempo risparmiato.
Estendere la prenotazione self-service a tutto il team
L’introduzione della prenotazione self-service funziona meglio se avviene per gradi, invece di attivarla per tutti in un colpo solo. Inizia con un gruppo ristretto di viaggiatori frequenti, verifica che i limiti di policy funzionino come previsto e sfrutta questa prima esperienza per affinare le regole prima di estendere l’accesso al resto dell’organizzazione. In questo modo il travel manager può anche vedere come si presenta la reportistica in pratica, con una quantità di dati gestibile, prima di allargarla a tutto il team.
Conta anche comunicare chiaramente la nuova procedura. Chi è abituato a mandare una email per ogni richiesta non cambierà abitudini dall’oggi al domani, quindi una breve spiegazione su come prenotare, che cosa copre l’account e chi contattare per tutto ciò che esce dalla policy standard aiuta a rendere la transizione fluida. La maggior parte delle aziende constata che, una volta sperimentato quanto la prenotazione self-service sia più veloce della vecchia procedura, l’adozione arriva rapidamente da sola.
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